Jump to content


- - - - -

Dokumentasi #50: Mengenali Excel Dengan lebih Dekat


13 replies to this topic

#1 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 04:54 PM



Thanks to Obelicks yang menyuruh saya meletakkan idea saya di sini ...
saya rasa berminat nak sumbang2kan tips2 dan idea jadi saya taip di Utiliti Pejabat ... so sekarang saya akan continue di sini ...
saya copy and paste sahaja buat kali ini dulu .. esok saya sambung yang baru ...


hari nih kita belajar tentang IF function

contoh:
kata la anda guru sekolah yang nak key-in markah student. saya bagi contoh mudah dulu

0-50 : Fail
51-100 : Pass

jadik kalau awak key-in 70 dicell A1, resultnya di cell A2 ialah Pass, dan begitula seterusnya

so formulanya anda taip dicell A2

=if(A1>50, "Pass", "Fail")

bermaksud kalau A1 lebih dari 50, return "Pass", else return "Fail"

itu dulu utk saat ini .. nanti kita sambung



#2 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 04:55 PM

okay, sbb ada masa sikit time lunch, kita sambung utk IF function lagi

Contoh:

80-100: A
70-79: B
60-69: C
50-59: D
0-49: E

so kita boleh menggunakan function IF dalam IF ..

=IF(A1>=80,"A",IF(A1>=70,"B",IF(A1>=60,"C",IF(A1>=50,"D",IF(A1>=0,"E","Number not in the range")))))

kita boleh menggunakan sehingga 7 IF dalam satu IF.
dengan formula yang saya berikan ini, sekiranya user memasukkan number negative - mesej number not in the range akan dikeluarkan.

Challenge:
formula yang saya bagi, tidak mengambil kira sekiranya user memasukkan lebih dari 100. so challenge bagi anda, bagaimana nak ubahsuai formula ini untuk member mesej sekiranya user memasukkan lebih dari 100 markah?

#3 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 04:57 PM



Shortcut Key

bagi mereka yang selalu menggunakan Excel, tentu banyak menggunakan shortcut key untuk mempercepatkan lagi kerja mereka. disini saya sertakan beberapa shorcut key yang sangat berguna

1. Ctrl + A
semua orang tahu Ctrl+A adalah untuk Select All.. tapi ramai yang tak tahu Ctrl+A juga boleh digunakan untuk mengeluarkan wizard bagi formula function.

Contohnya, anda nak guna formula VLookup dengan menggunakan wizard. Taip =Vlookup( kemudian press Ctrl+A .. wizard tentang Vlookup akan keluar dengan sendirinya..

2. Ctrl+ Page Up @ Page Down
Untuk bergerak dari satu worksheet ke worksheet yang lain.

3. Ctrl + Tab
untuk bergerak dari satu workbook ke workbook yang lain.

cukup la dulu kot ..
ada sesiapa lagi yang tahu other Shortcut key, boleh kongsi disini jugak



#4 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 05:05 PM



Ok, sebelum balik, pelajaran terakhir utk hari ini

Conditional Formatting

saya tak pasti berapa ramai yang tahu tentang function nih tapi ia sangat berguna utk trigger kita apabila data yang kita lihat memenuhi syarat2 yang kita tetapkan.

Contohnya:
katakan saya ada data berikut dalam bentuk table

20 40 54 78 90
30 50 68 76 100
33 52 67 55 78

dan saya nak whatever data yang kurang dari 40, tukau ke kaler merah supaya boleh trigger yang data nih dalam masalah. mungkin jualan saya merosot etc.

so saya highlight table ini, then click Format, Conditioning Formatting
satu dialog box akan keluar untuk awak letakkan syarat

1. select Cell Value Is ... Less Than
2. taip 40 dalam kotak yang kosong itu
3. Click Format .. pilih Colour : Red
4. Click OK, then OK lagi sekali ..

perhatikan setiap data yang kurang dari 40 akan berwarna merah.
Cuba tukar data yang lebih dari 40 ke amount lebih kecil, warnanya akan bertukar secara automatik. Begitu juga jika saya naikkan nilai yang bawah 40 ke lebih dari 40, warnanya akan kembali kepada hitam ..

Selamat Mencuba & jumpa lagi esok



#5 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 05:09 PM



ye murid2 .. hehehehee
hari nih kita belajar benda baru ...

Menambah data baru ke dalam Chart

katakan anda sudah membuat chart berdasarkan data berikut:-

... Qtr1 Qtr2 Qtr3
KL 50 60 70
Png 70 40 85
Johor 90 70 88

pada suatu hari, anda ingin menambah data baru yakni Qtr4 ke dalam chart. Selalu yang kita buat, just delete chart dan buat lain guna wizard. Sebenarnya tak payah... kita boleh menggunakan cara mudah iaitu Copy and Paste

Caranya:
katakan pada Qtr4, saya ada data baru

....Qtr4
KL 85
Png 75
Johor 65

apa yang perlu saya lakukan, highlight Qtr4 sampai 65, yakni data baru..
click Copy, then click anywhere kat Chart tadih, dan click Paste
data anda akan ditambah dalam chart tanpa perlu untuk dibuat semula

Try it.. it really helps!!!!



#6 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 05:11 PM



hmmm nak belajar apa lagi ek??
jap nak fikir .... apa yang berguna dalam excel yang selalu orang guna..
kena ambil buku la cam gini ..

ok .. dah ingat dah .. ok .. lets talk about Name Range

tahu tak korang kegunaan Name Box yang terletak dibelah kiri atas worksheet anda. kalau cursor anda berada pada cell A1, dia akan tulis A1. disini la name sesuatu cell, secara default namanya bergantung pada kedudukan column dan row.

kata la saya mempunyai data dari cell A2 sampai A10 (A2:A10) yang berbentuk nombot. dan saya nak kira berapa total dengan menggunakan formula Sum

biasanya kita akan gunakan formula =SUM(A2:A10)

sekarang, saya nak kasik nama kat range A2:A10 itu. Saya select/highlight dari cell A2 sampai A10, then click dalam name box tadi, dan taip nama yang saya hendak, contohnya Sales .. jgn lupa Enter, kalu tidak nama itu tidak akan disimpan.

sekarang, saya boleh tulis formula dengan kaedah baru

=SUM(Sales)

malah formula ini boleh ditulis dari worksheet yang berlainan.

kebanyakkan mereka yang banyak menggunakan formula yang kompleks akan menggunakan Name Range ini kerana ia memudahkan serta menampakkan formula kelihatan kemas.

harap2 penerangan ini mudah difahami biggrin.gif



#7 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 October 2003 - 05:33 PM



ok.. topik penghabisan untuk hari ini .. melindungi Excel anda .. ada beberapa cara untuk anda melindungi, terpulang pada keperluan anda... samada nak protect Cells sahaja ataupun nak protect the whole workbook. Kali ini, kita belajar protect worksheet atau cell dulu ye ..

Protecting Your Worksheet (Cell)

Secara default, semua cell adalah locked. Anda boleh check status cell samada lock atau tidak dengan me'right' clickkan mouse anda, dan choose Format Cells. Click tab yang paling hujung iaitu yakni [u]Protection[/i] dan notice bahawa Locked diselect.

Walaupun telah di'locked' tetapi protection belum diaktifkan lagi. so protection untuk cells terbahagi kepada 2 steps.

1. Locked cell(s)
2. Protection..

Caranya:
memandangkan semua cells telah pun di'locked', sekiranya anda mengaktifkan protection, semua cell akan dikunci daripada edit. so cara nak aktifkannya ..

a. Click Tools.... :arrow: Protection :arrow: Protect Sheets
b. dialog box akan mintak password.. sekiranya anda tak letak password, orang lain akan mudah membukanya .. so letak la password yang anda tidak akan lupa ..
c. masudkan password sekali lagi untuk confirmation
d. tekan ok ..

perhatikan bahawa sekarang cell anda sudah tidak boleh di'edit' lagi oleh orang lain ...

Persoalannya
bagaimana saya nak buat hanya a few cell sahaja yang protected.. cell lain orang boleh ubah?

Jawapannya
1. Select All (boleh tekan Ctrl+A), right click.. ambil Format Cells
2. Clearkan check box untuk 'Loacked' .. click OK
3. kendian highlightkan hanya cell yang anda nak protect sahaja.
4. Right click again, click Format Cells
5. Check untuk 'Locked' kan cell ini sahaja
6. Kendian baru aktifkan protection, dengan pergi ke Tools, Protection, Protect Sheets - terpulang samada nak letak password ke tak ...

cubalah .. kalu ada masalah .. bagitau ye .. tongue.gif


#8 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 28 October 2003 - 01:30 PM



OK.. berjumpa lagi kita hari nih
semalam free, ingat nak masukkan few tips la
tapi tak leh access plak .. maybe ada problem kat server kot
nasib baik hari nih dah ok.. tapi tak berapa free plak
tapi curi2 time la nih :twisted:

ok .. kita dah belajar cara untuk protect cell(s)
apa kata kita belajar cara untuk protect workbook pulak ..

Apabila anda memprotect workbook, anda akan diminta password untuk membolehkan anda membuka workbook anda. Anda ada 2 pilihan:

1. Password to Open
2. Password to Modify

Caranya:
a. File .... save As
b. Click Tools .... General Options
c. Pilih antara 2 .. open or modify
d. Masukkan password, anda akan ditanya 2 kali untuk confirmation
e. Click OK ... dan OK lagi ..

tutup file itu dan cuba buka balik ... password akan diminta ..

cubala .. ok, tak leh lama nih ... class dah nak start..

Gud Luck!~




#9 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 10 November 2003 - 01:08 PM



hmm lama sungguh rasanya tak masuk
sbb PSDC tak allow .. setting mende depa buat kat server ntah
sakitnya hati... Melayu.com boleh plak ...
ittutor jek tak bleh ..

so hari nih, dah ada kesempatan ..
nak kuarkan tips2 baru utk Excel

hari nih, kita sembang tentang functions.
tak semua laaa .. mati laa nak senaraikan semua
saya senaraikan mana2 yang penting yang selalu kita guna jek

Sum
hmm yang nih rasanya semua orang tau
tapi nak sentuh jugak, in case ..
SUM gunanya untuk mengira total atau jumlah data
cthnya saya ada data ini kat cell B1:B3

90
50
60
so di cell seterusnya, saya taip =SUM(B1:B3)
totalnya, saya akan dapat 200

SumIF
digunakan untuk menjumlahkan sesuatu nilai yang memenuhi syarat sahaja. cthnya saya nak carik jumlah nilai yang lebih dari 50.
so saya taip =SUMIF(B1:B3,>50)

jadi jumlah yang saya akan dapat 150

ok tak penerangan nih??



#10 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 10 November 2003 - 03:31 PM



ok, tadi kita buat Sum kan .. sekarang kita buat COUNT plak

contoh yang sama, katalah saya ada data nih kat cell B1:B4

50
53
62
54

so di cell yang kosong, saya taip =COUNT(B1:B4)
nilai yang akan saya perolehi adalah 4

kalau COUNTIF plak, utk kira berapa banyak data berdasarkan kategori tertentu .. contohnya saya nak kita berapa banyak data yang kurang dari 60, so saya taip

=COUNTIF(B1:B4,<60)

jawapan yang saya dapat ialah 3 rekod.

GUD LUCK!!!


#11 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 19 November 2003 - 03:46 PM



selamat kembali buat diri sendirik .. laugh.gif

hmm nak cerita pasal apa ek ari nih ... ushar2 excel tadi, teringat satu benda .. membuat loan calculator...

kita boleh buat loan calculator menggunakan PMT function. (PMT stand for Payment)

Formula PMT adalah seperti berikut

=PMT(rate per month, number of payment, -total loan nak pinjam)

katakan saya ada data berikut:

rate per year = 4%
berapa tahun nak bayar = 5 tahun
berapa nak pinjam = 35000

so dalam formula saya taip =PMT(4%/12, 5*12, -35000)

jadi kalu nak beli wira second hand rega 35000, saya kena bayar RM644.58 sebulan.

berdasarkan kajian, nilai sebenar kalu korang gi bank, mungkin +- 5 ringgit kot.

PS: seperti yang kita tahu, kalu masukkan nilai sebenar dalam formula, menyebabkan formula tak fleksibel. Cuba masukkan dalam cell, jadi keputusan akhir akan berubah sekiranya nilai dalam cell berubah. Cth =PMT(B2/12, B3*12, -B4)

:idea:



#12 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 23 November 2003 - 03:36 PM



bagaimana dengan formula PMT yang lepas??
ada buat tak??? harap2 boleh membantu utk mereka yang nak beli keta ..

wokey .. hari nih .. saya free sikit
maklum laa .. dah kat kampung .. bosan2 dok umah
asyik dengar anak2 sedara memekak jek
baik keluar cari cyber cafe .. nasib baik adik pun satu kepala
dia pun gian nak chatting gak ..

ok .. hari nih saya nak utarakan sesuatu yang special sikit
ramai dari kita yang tidak tahu tentang satu fungsi yang ada dalam Excel ... iaitu Goalseek

kalau amda gi ke menu Tools, anda akan lihat ada Goalseek di situ.

Fungsi [b]Goalseek
adalah untuk mencari nilai dalam sesuatu formula. saya bagi contoh yang paling mudah ..
katakan saya ada formula berikut:

x
+y
------
z
====

katakan diberi nilai z ialah 20 dan nilai y ialah 5, berapakah nilai x?

biasa dengan soalan ini kan, ini zaman sekolah rendah dah belajar.. jadi Goalseek digunakan untuk reverse calculation, atau mencari nilai x.

contoh x,y,dan z terlalu mudah? ok.. kita gunakan contoh PMT yang saya beri dalam sessi yang lalu. katakan saya mampu untuk membayar sebulan RM 700, dengan interest 3.5% setahun, dan saya nak bayar untuk 5 tahun. Berapakah jumlah pinjaman yang akan diberikan???

hehehehe macam belajar matematik la plak .. biggrin.gif

berdasarkan contoh PMT yang lepas .. kedudukan cell2 saya terletak dalam B2, B3 dan B4. Jadi saya tukau nilai dalam B2 menjadi 3.5%, nilai dalam B3 ke 5 tahun.

then saya letakkan cursor kat cell yang ada formula PMT tuh, katakan cell B5

then, saya click kat Tools ... Goalseek

satu dialog box akan kuar ..

Set target cell : B5
to Value : 700
by changing cell : B4

after click OK, dia akan kasik satu nilai baru untuk jumlah pinjaman yang boleh kamu buat ..

so lepas nih boleh la plan nak beli keta apa berdasarkan kemampuan yang ada ye ..

GOOD LUCK dan SELAMAT HARI RAYA ..



#13 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 26 January 2004 - 05:09 PM

lamanyaa tak menulis dalam nih .. agak sibuk sikit, tambahan plak nak masuk tahun 2004 nih .. bos suruh prepare notes utk Office 2002 & Office 2003. Ms Office nih cepat sangat berubah .. baru nak belajar 2002, 2003 plak kuar .. then customer pun blur, nak convert ke 2002 ke 2003 .. tanya saya.. hehehe saya pun tak tahu .. nasib baik hujung minggu nih, bos anto gi kelas Upgrade Opis 2003 .. dapat laa sikit idea nak buat course notes baru..

opsss terkluar tajuk plak ... ok la .. sbb dah lama sangat bercuti .. hari nih kita belajar tentang Modify Chart. Korang tahu kan macammana nak create chart .. just highlight data, then guna CHart Wizard.. pilih chart yang korang nak, then just follow wizard tuh ... done!

let's say korang ada data nih:

Target Actual Profit
Q1 $182,000 $250,000 $50,000
Q2 $269,000 $395,000 $60,000
Q3 $394,000 $300,000 $40,000
Q4 $400,000 $490,000 $100,000


Tapi apa kata kalau nak lebih dari 1 jenis chart dalam carta?
contohnya, saya nak chart jenis Bar Chart untuk Target dan Actual, manakala untuk Profit, saya nak guna Line Chart.

1. jadi mula2 saya just create chart macam biasa, contohnya semua jadik Bar Chart

2. Then, saya click kat Data Series untuk Profit, pastu click Chart ... Chart Type

3. Pilih Line Chart, then click OK

jadilah Profit dalam bentuk Line Chart .. mudah kan!! ..


#14 Guest_pompuan_*

  • Tetamu

Posted 26 January 2004 - 05:44 PM

ok .. menjadi tak chart tuh??? harap2 menjadi ..

next, sambungan dari chart tadi .. saja je, leh kutip peluru banyak sikit kan kan kan .. :twisted:

perasan tak, Line Chart utk Profit tu, bawah sangat .. cam tak suit jek ngan dua lagi chart yang tinggi2 tuh .. so .. ada kaedah, instead of chart tuh follow axis yang sama, kita boleh tukarkan supaya dia ada axisnya sendirik ... atau what we called as Secondary Axis...

by default, dia follow primary axis ..

cara nak tukau

1. Double click kat line chart tuh
2. Click kat Axis
3. Then tukau ke Secondary Axis

Notice tak perubahan pada chart tuh ..

try this.. and have fun!!!!

nak balik dah biggrin.gif








1 user(s) are reading this topic

0 members, 1 guests, 0 anonymous users


  • Google